AGB

ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN

für Recruiting-Dienstleistungen mit gruppenweitem Bewerberpool

AGB Version: 20.02.2026

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§1 Geltungsbereich und Unternehmensstruktur

1. Die HiOffice Group GmbH, Braunschweig, Deutschland, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Braunschweig unter HRB 212701 (nachfolgend „Holding“), sowie deren verbundene Unternehmen (§§ 15 ff. AktG; nachfolgend „HiOffice Gruppe“) betreiben Recruiting-Dienstleistungen.
2. Zur HiOffice Gruppe gehören mehrere rechtlich selbstständige Tochtergesellschaften, die jeweils als Recruiting-Dienstleister tätig sind. Diese bauen gemeinsam einen gruppenweiten, zentral verwalteten Bewerberpool auf.
3. Vertragspartner des Auftraggebers ist die im jeweiligen Kooperationsvertrag ausdrücklich benannte Tochtergesellschaft der HiOffice Gruppe (nachfolgend „Auftragnehmer“). Jede Tochterfirma handelt eigenständig und ist eigenverantwortlich Vertragspartner. Der Auftragnehmer darf zur Vertragserfüllung auf den gruppenweiten Bewerberpool sowie auf Ressourcen anderer Tochtergesellschaften zugreifen.
4. Diese AGB gelten ausschließlich für Unternehmer (§14 BGB), juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
5. Abweichende AGB des Auftraggebers werden nicht anerkannt, es sei denn, sie wurden ausdrücklich schriftlich vereinbart.

§2 Vertragsgegenstand – Recruiting und Bewerberpool

1. Gegenstand des Vertrags ist die Erbringung von Recruiting-Dienstleistungen durch den Auftragnehmer, insbesondere:
   • Aufbau und Verwaltung eines gruppenweiten Bewerberpools
   • Identifikation, Ansprache und Qualifizierung von Kandidaten
   • Vorstellung geeigneter Kandidaten beim Auftraggeber
   • Begleitung des Bewerbungsprozesses

1. Der Auftragnehmer betreibt gemeinsam mit anderen Tochtergesellschaften einen zentralen Bewerberpool. Alle qualifizierten Bewerber können dem Auftraggeber exklusiv vorgestellt werden.
2. Der Vertrag ist ein Dienstvertrag (§611 BGB) ohne Erfolgsbeteiligung, vergütet über einen monatlichen Retainer.

§3 Exklusivität von Bewerbern

1. Jeder vorgestellte Bewerber wird dem Auftraggeber exklusiv zugeordnet.
2. Die Exklusivität gilt ab der Vorstellung, solange:
   • keine ausdrückliche Absage erfolgt, und
   • der Status im Bewerbungsprozess innerhalb von 6 Wochen mindestens einmal aktualisiert wird.

1. Wird der Bewerbungsstatus über 6 Wochen nicht verändert, endet die Exklusivität automatisch. Der Bewerber kann dann anderen Kunden der HiOffice Gruppe vorgeschlagen werden.
2. Wird ein Bewerber eingestellt (maßgeblich: beidseitig unterzeichneter Arbeitsvertrag), gilt:

• Keine weitere Vorstellung bei anderen Kunden – dauerhaft, unabhängig vom Ablauf der 6 Wochen.

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§4 Gruppenweiter Bewerberpool

1. Bewerber, die abgesagt oder als ungeeignet eingestuft wurden, dürfen in den gruppenweiten Pool aufgenommen und anderen Kunden vorgeschlagen werden.
2. Bewerber werden nicht parallel mehreren Kunden angeboten, solange Exklusivität gemäß §3 besteht.

§5 Vergütung

1. Vergütet wird ausschließlich monatlich im Retainer, wie im Kooperationsvertrag vereinbart.
2. Alle Preise verstehen sich netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.
3. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ab Fälligkeit zu begleichen.
4. Bei Zahlungsverzug kann der Auftragnehmer Leistungen aussetzen.

§6 Mitwirkungspflichten

1. Auftraggeber verpflichtet sich zur aktiven Mitwirkung, insbesondere:
   • Bereitstellung aller positionsrelevanten Informationen
   • Zeitnahe Rückmeldung zu vorgestellten Bewerbern
   • Pflege des Bewerberstatus in der HiOffice Cloud
   • Durchführung strukturierter Auswahlprozesse

1. Keine Rückmeldung innerhalb von 14 Tagen erlaubt dem Auftragnehmer, den Bewerber als „inaktiv“ zu kennzeichnen.
2. Verletzung der Mitwirkungspflichten kann den Anspruch auf Garantien entfallen lassen.

§7 Laufzeit und Kündigung

1. Die Laufzeit wird im Kooperationsvertrag vereinbart.
2. Kündigungen bedürfen der Schriftform.

§8 Garantie (Bewerbungs- und Einstellungs-Garantie)

A. Bewerbungs-Garantie (Geld-zurück-Garantie)

1. Sofern vereinbart, garantiert der Auftragnehmer eine bestimmte Anzahl qualifizierter Bewerbungen innerhalb eines festgelegten Zeitraums.
2. Wird das Ziel trotz vollständiger Mitwirkung nicht erreicht, hat der Auftraggeber Anspruch auf:
   • Eine Rückzahlung der gezahlten Gebühr oder
   • kostenfreie Verlängerung bis Zielerreichung.

1. Die genaue Regelung ist im Angebot dargestellt, da sie von der Zielgruppe abhängt.

B. Einstellungs-Garantie (Mindestanzahl Einstellungen)

1. Sofern vereinbart, garantiert der Auftragnehmer eine Mindestanzahl an Einstellungen innerhalb des festgelegten Zeitraums.
2. Wird die Mindestanzahl nicht erreicht, verpflichtet sich der Auftragnehmer, kostenfrei weiterzuarbeiten, bis die Zahl erreicht ist.
3. Eine Einstellung gilt bei beidseitig unterzeichnetem Arbeitsvertrag.

C. Voraussetzungen der Garantien

1. Garantien gelten nur bei:

• vollständiger Mitwirkung
• Einhaltung empfohlener Recruiting-Prozesse

1. Bei schwerwiegender Verletzung der Mitwirkungspflicht entfällt der Garantieanspruch.
2. Der Garantiezeitraum beginnt ab dem sogenannten Vertiefungsgespräch. In diesem Meeting geht der Auftraggeber mit seinem Kundenbetreuer, der HiOffice Gruppe, das Arbeitergeberangebot durch, mit welchen die Recruiter der HiOffice Gruppe die Kandidaten vom Auftraggeber überzeugen können.

§9 Datenschutz und Vertraulichkeit

1. Verarbeitung der Bewerberdaten erfolgt gemäß DSGVO, BDSG und entsprechenden nationalen Datenschutzgesetzen in Österreich und der Schweiz.
2. Auftragnehmer und Auftraggeber schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab.
3. Weitergabe innerhalb der HiOffice Gruppe ist zulässig, sofern vertraglich notwendig.
4. Vertraulichkeitsverpflichtung gilt für 1 Jahr nach Vertragsende.

§10 Haftung

1. Haftung bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit nach gesetzlichen Bestimmungen.
2. Sonstige Haftung auf vorhersehbare Schäden beschränkt.
3. Keine Haftung für die tatsächliche Dauer des Arbeitsverhältnisses oder wirtschaftliche Eignung eines Bewerbers.

§11 Referenznennung

• Auftraggeber räumt der HiOffice Gruppe das Recht ein, Logos, Fotos, Videos und Ergebnisse für Referenzen zu nutzen.
• Widerruf ist aus wichtigem Grund möglich.

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§12 Schlussbestimmungen

1. Schriftform gilt für alle Änderungen/Ergänzungen (§126b BGB).
2. Aufrechnung nur mit rechtskräftig festgestellten oder unbestrittenen Forderungen.
3. Anwendbares Recht: Deutschland, unter Berücksichtigung grenzüberschreitender Aspekte für Österreich und die Schweiz.
4. Gerichtsstand: Braunschweig; HiOffice Gruppe kann Ansprüche auch am Sitz des Auftraggebers geltend machen.
5. Vertragssprache: Deutsch.
6. Salvatorische Klausel: Unwirksame Bestimmungen werden durch wirtschaftlich Äquivalentes ersetzt.